Règlement d'ordre intérieur
Titre 1 - Généralités
Article 1er - Généralités
Le présent Règlement d’ordre intérieur (ROI) a été élaboré par le Conseil d’administration (CA) en date du 28 janvier 2020; approuvé par l’Assemblée générale (AG) en date du 4 avril 2020 et modifié le 23 janvier 2022.
Le présent règlement est conforme aux statuts de l’ASBL tels que publiés au Moniteur belge et dont les dispositions priment toujours sur celles du ROI.
Le présent ROI a pour objectif de préciser les modalités pratiques de fonctionnement de l’ASBL.
Le présent règlement d’ordre intérieur sera remis à l’ensemble des membres.
Article 2 - Valeurs
L’association promeut des valeurs de respect et de soutien de toutes les femmes et minorités subissant des oppressions systémiques.
Le slogan de l’association est : « Mon corps, mes choix, mes droits, ma liberté ».
Les membres de l’association sont conscientes des mécanismes de domination et du déterminisme social dans lequel nous vivons. Elles estiment cependant, que les femmes et minorités subissant des oppressions systémiques sont tenues de poser différents choix dans leur propre intérêt. Même si ces choix peuvent ne pas correspondre à ceux des membres, elles s’engagent à soutenir les femmes et autres minorités subissant des oppressions systémiques.
Cela n’empêche pas, par ailleurs, de militer sur certaines questions et de déconstruire les schémas patriarcaux qui nous entourent.
Article 3 - Secret professionnel et devoir de réserve
Toutes les membres de l’association sont tenues par un devoir de réserve. Cela implique de ne pas divulguer à l’extérieur de l’association toute information sensible relative aux membres de l’association, aux personnes que nous accompagnons ou rencontrons dans le cadre de nos activités ou encore aux activités menées ou en projet.
Les juristes, les bénévoles sociales et les personnes ad hoc sont soumises au secret professionnel pour tous les dossiers relatifs à la consultance. Bien que ce travail soit bénévole, les mêmes règles de déontologie que celles des avocates ou des travailleuses sociales s’appliquent.
Titre 2 - Membres
Article 4 - Genre utilisé
Le genre utilisé pour parler de l’ensemble des membres de l’association sera féminin, indépendamment du sexe et/ou du genre individuel des membres selon la règle de « la majorité l’emporte ».
Le genre utilisé individuellement pour chaque membre sera celui désigné par la membre elle-même. L’ensemble des autres membres de l’association est tenu de respecter le genre désigné. Tout manquement volontaire à cette règle pourrait être considéré comme un manquement grave au présent ROI (surtout si le manquement est dans l’objectif de blesser l’autre).
Article 5 - Composition
L’association Femmes de Droit est composée des membres suivantes :
- – Membres effectives ;
- – Membres adhérentes ;
- – Femmes émérites ;
- – Représentantes politiques.
Toute membre de l’ASBL s’engage à respecter :
– Les règles de déontologie professionnelle, dont le secret professionnel et le devoir de réserve ;
– La finalité sociale du projet : le soutien et la promotion des droits des femmes et des minorités subissant des oppressions systémiques en Belgique ;
– Les valeurs du projet : voir article 2 du présent ROI.
Les membres s’efforceront de participer activement à la vie de l’association et d’œuvrer à la réalisation de son objet et s’abstiendront de porter atteinte d’une quelconque façon à la réputation, à l’image et aux intérêts de l’association et des autres membres. Le non-respect de cette disposition peut entraîner l’exclusion d’une membre.
Article 6 - Définitions et rôles des membres
A. Membres effectives
Les membres effectives sont les membres qui s’investissent dans l’association et prennent une part active dans les orientations que prend l’association.
Elles paient une cotisation, participent aux activités de l’association, ont un droit de vote lors des AG. Elles peuvent également devenir administratrices de l’association (cf. infra).
B. Membres adhérentes
Les membres adhérentes sont les membres qui soutiennent l’association via, notamment, le paiement d’une cotisation annuelle. Elles peuvent venir à l’AG et participer aux discussions mais n’ont pas de droit de vote.
C. Femmes émerites
Les Femmes émérites sont les femmes dont les actions sont importantes pour les droits des femmes en Belgique ou dans le monde. L’association leur rend femmage via ce statut honorifique. Elles peuvent participer aux AG mais ne disposent pas de droit de vote.
D. Représentantes politiques
Lorsqu’une personne souhaite s’investir dans l’association et qu’elle a un mandat politique, elle peut devenir représentante politique et ainsi faire le lien entre le monde politique et nos actions ou nos revendications.
Les représentantes politiques peuvent participer aux AG mais ne disposent pas de droit de vote.
Article 7 - Bénévoles
L’association travaille grâce à l’aide précieuse des bénévoles. Ces dernières sont des membres effectives, des membres adhérentes ou des stagiaires. Elles suivent une formation en ligne avant de commencer à travailler pour l’association, via Moodle.
Les bénévoles ont l’obligation de participer aux réunions mensuelles à raison de minimum 6 réunions par an, ou au prorata de leur engagement. Elles s’engagent, en outre, à consacrer 20 heures de bénévolat par an au profit de l’association. Elles s’engagent également à rédiger un rapport sur le travail bénévole effectué.
Elles peuvent participer aux AG mais ne disposent pas de droit de vote en tant que bénévole. Elles peuvent cependant disposer du droit de vote si elles sont membres effectives.
Article 8 - Représentation de l'association
Les membres n’agiront pas et ne s’exprimeront pas au nom de l’association sans habilitation expresse et écrite d’une administratrice.
Article 9 - Cotisation
Les membres adhérentes et effectives s’acquittent d’une cotisation annuelle.
Le montant de celle-ci est fixé chaque année par l’AG selon la procédure suivante :
Le CA propose un montant de cotisation qui est ensuite validé par l’AG.
Les montants des cotisations annuelles proposés par le CA du 22 janvier 2022 sont les suivants :
– Personne physique : 20 € pour 2022 ; 24 € à partir de 2023 ;
– Personne morale : 40 € pour 2020 ; 60 € à partir de 2021.
Le versement de la cotisation doit être établi par virement sur le compte bancaire BE50 7320 4704 1718 au nom de l’ASBL Femmes de Droit en notant, en communication : « Cotisation Année – Nom Prénom ». La membre envoie également un mail à info@femmesdedroit.be en reprenant nom, prénom et coordonnées ainsi que le souhait de devenir membre adhérente, la première année. Par la suite, le paiement de la cotisation vaut renouvellement de la demande de membre adhérente, conformément à l’article 6 §2 des statuts de l’association.
A partir de l’année 2020, l’ASBL Femmes de Droit envoie à chaque membre adhérente qui la demande une facture relative à la cotisation annuelle.
Toute cotisation versée à l’association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d’exclusion ou de décès d’une membre en cours d’année.
Article 10 - Admission de nouvelles membres
L’association Femmes de Droit – Droit des femmes peut à tout moment accueillir de nouvelles membres.
A. Admission de nouvelles membres effectives
Pour devenir membre effective, la personne devra respecter la procédure d’admission suivante :
- 1. Introduire une demande écrite à adresser à l’une des membres du CA ;
- 2. Rencontrer la Directrice et/ou la Présidente de l’association en présence d’une autre membre du CA ;
- 3. Participer à une réunion mensuelle de l’association ;
- 4. Être active pendant au moins 6 mois et en ordre de cotisation ;
- 5. Le CA soumet la candidature au vote pour validation ;
- 6. La candidature doit être acceptée à l’unanimité ;
- 7. En cas de vote négatif du CA, la personne n’est pas retenue comme membre effective (mais peut être membre adhérente) ;
- 8. En cas de vote positif du CA, la candidature est soumise à l’AG qui vote à l’unanimité ;
- 9. En cas de vote négatif de l’AG, la personne n’est pas retenue comme membre effective (mais peut être membre adhérente) ;
- 10. En cas de vote positif de l’AG, la personne devient officiellement membre effective.
B. Admission de nouvelles membres adhérentes
Pour devenir membre adhérente, la future membre devra payer sa cotisation annuelle, envoyer un mail d’information à info@femmesdedroit.be et ne pas avoir de mandat politique.
Le mail contiendra la volonté de devenir membre adhérente, le nom et les coordonnées de la personne.
C. Nomination de nouvelles Femmes émérites
Lorsqu’au moins 5 membres effectives le proposent, une femme peut être nommée Femme émérite.
D. Admission de nouvelles représentantes politiques
Pour devenir représentante politique, la personne doit introduire une demande auprès du CA. Si le CA valide sa candidature, elle est proposée en AG qui vote. En cas de refus, la personne ne fait pas partie de l’association.
Lorsque le mandat politique de la représentante politique prend fin, elle peut demander à devenir membre effective, selon la procédure ordinaire (étant entendu que la participation comme bénévole peut comprendre celle comme représentante politique).
Article 11 - RGPD
En devenant membre, les membres acceptent que leurs coordonnées soient utilisées aux objectifs du projet, conformément aux mentions légales en annexe du présent ROI. Le projet s’engage à ne pas diffuser les coordonnées de ses membres à l’extérieur.
Article 12 - Répartition des membres en commission
Pour ne pas perdre du temps en réunions inutiles et chronophages, les membres se répartissent en groupes de travail thématiques, nommés « commissions ».
Il existe quatre grandes commissions :
- – Fonctionnement général
- – Informations juridiques
- – Soutien juridique
- – Actions militantes
Chaque bénévole peut rejoindre la ou les commissions qui l’intéressent.
Une responsable est nommée pour chaque Commission par l’AG.
Afin d’intégrer une commission, la membre introduit une demande écrite ou orale à la responsable qui accepte ou refuse la candidature. En cas de refus, elle le motive. La membre refusée peut introduire une demande de révision de la décision par l’AG.
Article 13 - Exclusion d'une membre effective ou adhérente
Selon la procédure définie à l’article 7 des statuts de l’association, le non-respect des statuts, tout conflit d’intérêt entre l’association et tout autre organe (association, parti politique, autre), le défaut de payement des cotisations au plus tard dans le mois suivant le rappel adressé par lettre recommandée à la poste, le défaut d’être présente, représentée ou excusée à trois Assemblées générales consécutives, les infractions graves au présent R.O.I., aux lois, les fautes graves, agissements ou paroles, qui pourraient entacher l’honorabilité ou la considération dont doit jouir l’association, le décès, la faillite sont des actes qui peuvent conduire à l’exclusion d’une membre effective ou d’une adhérente. Le CA est autorisé à suspendre une membre jusqu’à la prochaine AG.
L’AG peut avaliser l’exclusion à une majorité des 2/3 des voix, seulement après avoir entendu les explications de la membre contre laquelle une procédure d’exclusion est engagée.
La décision de l’AG est souveraine et sans appel.
Article 14 - Démission, décès, disparition
Conformément à l’article 7 des statuts, les membres sont libres de se retirer de l’association à tout moment en adressant par écrit leur démission à l’association, par simple courrier. Elles s’engagent cependant à finaliser leurs projets ou, à tout le moins, transmettre les informations nécessaires à la poursuite de ceux-ci aux membres de l’association.
La membre démissionnaire, suspendue ou exclue ne peut prétendre à une restitution de cotisation.
En cas de décès, la qualité de membre s’efface avec la personne.
Titre 3 - Fonctionnement de l'association
Article 15 - Plan de gouvernance
L’association s’organise selon la hiérarchie suivante :
– Conseil d’Administration ;
– Assemblée générale ;
– Directrice ;
– Groupes de travail – Commissions
Article 16 - Assemblée générale ordinaire
Conformément à l’article 13 des statuts de l’association, l’AG Ordinaire se réunit une fois par an dans le courant du premier trimestre, sur convocation. Toutes les membres effectives doivent être convoquées. Les membres adhérentes peuvent également être invitées à l’AG pour voix consultative mais non délibérative.
Les membres sont convoquées selon la procédure suivante :
L’AG est convoquée par courrier ou par courrier électronique adressé à chaque membre, au moins quinze jours avant la tenue de ladite assemblée.
Missions de l’AG :
Conformément à l’article 12 des statuts, l’AG est compétente pour :
1) les modifications aux statuts ; 2) la nomination et la révocation des administratrices et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération leur est attribuée ; 3) le cas échéant, la nomination et la révocation des commissaires, et la fixation de leur rémunération dans les cas où une rémunération est attribuée ; 4) le cas échéant, la décharge à octroyer aux administratrices et aux commissaires, le cas échéant, ainsi que le cas échéant, l’introduction d’une action de l’association contre les administratrices et les commissaires ; 5) l’approbation des comptes annuels et du budget ; 6) la dissolution de l’association ; 7) les cooptations et exclusions de membres ; 8) la transformation de l’association en AISBL, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et en société coopérative entreprise sociale agréée ; 9) effectuer ou accepter l’apport à titre gratuit d’une universalité et 10) tous les autres cas où la loi ou les statuts l’exigent.
Article 17 - Assemblée générale extraordinaire
Le CA peut décider d’organiser une Assemblée générale extraordinaire aux mêmes conditions que l’AG ordinaire, conformément aux statuts.
Article 18 - Le Conseil d'administration
Conformément à l’article 24 des statuts de l’association, le CA a les pouvoirs les plus étendus pour l’administration et la gestion de l’association. Sont seuls exclus de sa compétence, les actes réservés par la loi ou par les statuts à celle de l’AG.
Le CA est composé de 3 administratrices au moins. Les administratrices sont nommées par l’AG pour un terme de 3 ans, renouvelables. La majorité au moins des membres du CA sont des femmes cisgenres ou des personnes trans.
Il est composé à la date du 23 janvier 2022 de :
- – Présidente : Miriam Ben Jattou
- – Vice-Présidente : Amélie Hourvitz-Lehervet
- – Secrétaire : Sébastien Baudoux
- – Trésorière : Catia Freitas Da Silva
Modalités de fonctionnement du CA :
Le CA se réunit au minimum une fois tous les deux mois et chaque fois que les circonstances l’exigent. Les administratrices reçoivent l’ordre du jour de la séance huit jours avant la tenue du conseil et, chaque fois que les circonstances le permettent, les éléments nécessaires à leur réflexion.
Le CA se réunit sur convocation de la présidente du CA ou de deux administratrices.
Chaque administratrice peut donner procuration à une autre administratrice. Chaque administratrice ne peut être porteuse que d’une seule procuration.
Les décisions se prennent de manière collégiale, par consensus. Si un consensus n’est pas possible, un recours aux votes sur la même modalité que pour l’AG peut être organisé.
Article 19 - Procédure d'élection des administratrices
Dans la convocation à l’AG annuelle statutaire, la Présidente fait appel aux candidatures auprès des membres effectives de l’association ainsi qu’auprès des membres adhérentes remplissant les conditions pour devenir effectives.
Les candidatures doivent parvenir par écrit avec lettre de motivation à l’attention de la Présidente, dans les délais fixés dans la convocation.
Les candidatures sont présentées par la Présidente à l’AG au cours de laquelle aura lieu l’élection des administratrices.
Article 19 - Rôles des administratrices
A. Rôle de la Présidente
La Présidente représente l’ensemble des administratrices et assure les intérêts collectifs de l’ASBL. Elle prend les mesures nécessaires pour développer un climat de confiance au sein du CA en contribuant à des discussions ouvertes, à l’expression constructive des divergences de vues et à l’adhésion aux décisions prises par le CA.
Plus particulièrement, elle :
- – veille à ce que les procédures relatives au bon fonctionnement du CA à la préparation, aux délibérations, aux prises de décisions et à leur mise en œuvre soient appliquées correctement ;
- – veille à la bonne tenue des réunions, notamment par le respect des ordres du jour, le respect des dispositions statutaires et du présent ROI, le respect du temps de parole de chacune ;
- – préside l’AG, le CA et les réunions mensuelles
- – est mandataire sur le compte bancaire de l’ASBL ;
- – assure des paiements en remplacement de la trésorière.
Idéalement, la Présidente est une femme juriste.
B. Rôle de la Vice-Présidente
La Vice-présidente :
- – apporte son aide à la Présidente ;
- – supplée aux tâches de la Présidente lorsque celle-ci est absente.
C. Rôle de la Secrétaire
La Secrétaire :
- – s’assure que les procès-verbaux du CA, de l’AG et des réunions mensuelles sont rédigés et en assure la diffusion ;
- – s’assure de la transmission au greffe du tribunal de l’Entreprise des documents prévus par la loi ;
- – s’assure de la mise à jour de la publication au Moniteur belge ;
- – participe, avec la Trésorière, à remplir la déclaration annuelle d’imposition.
D. Rôle de la Trésorière
La Trésorière :
- – veille au respect des procédures internes concernant les aspects financiers ;
- – présente tous les trois mois le suivi du budget de l’ASBL et de ses finances au CA ;
- – établit, en collaboration avec la Présidente, les comptes annuels ;
- – présente les comptes annuels de l’exercice social écoulé à l’AG pour approbation ;
- – présente le budget de l’exercice suivant à l’assemblée générale pour approbation ;
- – est une des mandataires sur le compte bancaire de l’ASBL ;
- – effectue les différents paiements en temps utile.
Quand une Trésorière démissionne ou est en fin de mandat, elle s’engage à accompagner sa remplaçante pendant l’exercice, à lui transmettre tous les documents et à expliquer les comptes et budgets des années précédentes. Elle transmet à la nouvelle Trésorière un écrit précisant de manière détaillée la situation financière active (caisse, comptes financiers, créances à recevoir) et passive (dettes, sommes restant dues) de l’association, depuis le dernier compte approuvé.
Titre 4 - Organisation de travail
Article 21 - Directrice
L’AG nomme une Directrice en charge de coordonner l’ensemble du travail fourni par les membres.
La Directrice est préférentiellement une femme.
La Directrice gère l’ensemble des tâches qui ne relèvent ni du CA ni de l’AG. Elle délègue aux différentes membres les tâches en fonction des compétences de chacune.
Elle gère les stagiaires qui travaillent pour l’association : cela implique de leur fournir du travail, de les chapeauter et de les évaluer tout en leur offrant un cadre de travail respectueux et dynamique.
Elle organise chaque mois une réunion de travail regroupant toutes les membres de l’association et veille à la bonne tenue desdites réunions, notamment par le respect des ordres du jour, le respect des dispositions statutaires et du présent ROI, le respect du temps de parole de chacune.
Article 21 - Réunions mensuelles
Lors de chaque réunion, une première partie vise à parler des activités en cours au sein de l’association et à organiser la répartition des tâches entre bénévoles. La seconde partie est animée par une bénévole et permet d’aborder un sujet au choix de la bénévole.
Ces réunions sont obligatoires pour les bénévoles afin d’être au fait des activités et des positions de l’association sur les différents sujets militants. Chaque bénévole s’engage à être présente à au moins la moitié de ces réunions.
L’ordre du jour de la réunion est envoyé au plus tard la veille de la réunion. Jusqu’à ce moment, toute membre peut proposer un point à mettre à l’ordre du jour. Elle peut aussi ajouter son point à l’ordre du jour au moment de la réunion dans les points « Divers » en fin de réunion.
Un Procès-verbal de la réunion est rédigé et partagé dans la semaine qui suit la réunion. Il doit être approuvé lors de la réunion suivante.
Article 23 - Outils utilisés par l'association
Groupe de travail en ligne
Un groupe de travail sur le site Facebook a été créé : FDD – Travail. Il réunit les membres actives de l’association (effectives, adhérentes, femmes émérites, représentantes politiques). Cette plateforme, bien qu’imparfaite, permet aux membres de communiquer entre elles sur les sujets importants entre les réunions mensuelles. Il permet également aux commissions de s’organiser.
Trello
L’ensemble des tâches sont listées sur Trello. Cette application permet d’attribuer des tâches aux bénévoles ainsi qu’une date limite de réalisation.
Zotero
L’ensemble des ressources doivent être listées sur Zotero. Chaque bénévole est invitée à y encoder toutes les ressources qu’elle utilise.
Drive
L’ensemble des documents de l’association sont stockés sur un drive. La Secrétaire se charge de donner accès aux différentes parties du drive aux bénévoles qui en ont besoin.
Article 24 - Commissions
L’association se divise en quatre commissions qui gèrent les quatre grands axes de travail de l’association.
Une Responsable est nommée par l’AG pour chaque commission.
La Responsable est tenue de répartir les tâches entre les membres de son équipe pour l’exécution du travail demandé. Elle organise des réunions si besoin. Elle collabore étroitement avec la Directrice et les autres Responsables pour coordonner les actions menées. Elle rédige des rapports détaillant les actions menées par le groupe pour en informer les membres. Elle veille à mettre les points importants à l’ordre du jour des réunions mensuelles.
Commission Fonctionnement général
Cette Commission gère les aspects RH, informatiques, secrétariat, communication et trésorerie.
Commission Informations juridiques
Cette commission se charge des articles d’informations disponibles sur le site, des réseaux sociaux, des vidéos, de la revue, de la base de données.
Commission Soutien juridique
Cette commission prend en charge la consultance de première et deuxième ligne.
Commission Actions militantes
Cette commission organise l’ensemble des actions militantes menées par l’association.
Article 25 - Remboursement de frais
Toute activité bénévole entraîne des dépenses qui sont supportées par les bénévoles elles-mêmes.
Cependant, certains frais (formation, frais de déplacement, achat de matériel) peuvent être pris en charge par l’association aux conditions suivantes :
- – la bénévole introduit une demande au préalable CA afin de faire valider la dépense. Idéalement, cette demande est introduite avant d’être effectuée ;
- – le CA valide la demande et le montant accordé ;
- – la bénévole introduit une note de frais, selon le modèle disponible sur le Drive de l’association, avec une copie des factures ou autres preuves de paiement.
Article 26 - Décisions relatives à l'association
Les décisions relatives au fonctionnement de l’association seront prises en AG. Les sujets pourront être discutés en réunions mensuelles. Des suggestions de modification peuvent être faites en réunions mensuelles ou à tout moment via le groupe FB ou par mail. Elles ne seront entérinées qu’en AG.
Article 27 - Médiation
En cas de conflit entre bénévoles, Cindy Decroës assure la fonction de médiation afin de permettre rapidement de mettre fin au conflit.
Titre 5 - Dispositions diverses
Article 28 - Modification du règlement d'ordre intérieur
Le règlement d’ordre intérieur de l’association est établi par le CA et validé par l’AG.
Le ROI et ses modifications sont approuvés par l’AG selon la procédure suivante :
- – Proposition de modifications du ROI élaborée et approuvée par le CA ;
- – Soumission de la modification à l’AG ;
- – Approbation de l’AG.
Le nouveau ROI sera adressé à chacune des membres de l’association par email sous un délai de 10 jours suivant la date de la modification.
Article 29 - Consultation des documents officiels de l'ASBL
Toutes les membres peuvent consulter au siège de l’association le registre des membres, ainsi que tous les procès-verbaux et décisions de l’AG, du CA ou des personnes investies d’un mandat au sein ou pour le compte de l’association. La consultation doit être précédée d’une demande écrite adressée au CA. Celui-ci proposera, à la membre en ayant fait la demande, trois dates et heures possibles de consultation des documents et pièces.
Les documents comptables de l’association sont consultables 15 jours avant l’AG. La demande de consultation doit être introduite auprès du CA. Une exception est prévue en cas de fraude avérée.